Автоматизация торговли - зачем и как

Автоматизация- это слово, которое все чаще и чаще используют хозяева разных по размерам магазинов. Владельцы больших, средних и маленьких магазинов размышляют об этом еще при создании своего детища.

Что такое автоматизация розничной торговли? Зачем она нужна? Что нужно для её проведения? Эти вопросы мы и рассмотрим.

Автоматизация розничной торговли- это ускорение всех её этапов, от приемки товара до продажи товара на кассе.

Рассмотрим поочередно все технологические процессы.

1. Начальное заполнение базы данных.

В автоматизации розничной торговли этот процессявляется наиболее трудоемким. Заполнение базы данных товаров осуществляется постепенно, в процессе доставки товара в магазине. Этот процесс можно автоматизировать, применяя следующее оборудование: персональных компьютеров товароведа, товаро-учетная программа и сканер штрих-кода.

Коротко опишем процесс.

Менеджер выбирает по одному экземпляру каждого поступившего на склад товара и начинает заполнять справочник «Номенклатура» в товаро-учетной программе, занося в неё информацию о товаре: наименование, единица измерения и штрих-код (индивидуальный идентификационный номер каждого товара), который считывается при помощи сканера штрих-кода.

2. Поступление товара.

После внесения в базу данных номенклатуры, этот процесс в автоматизации розничной торговли - на втором месте. Оформление поступления товаров может происходить по одному из двух вариантов, каждый из которых может быть автоматизирован с помощью торгового оборудования: терминала сбора данных и сканера штрих-кода.

Вариант 1 (наиболее распространенный).

Менеджер выбирает один экземпляр каждого поступившего товара по документам поставщика. Затем в товаро-учетной программе создается приходная накладная и с помощью сканера штрих-кода в неё вносятся отобранные товары.

Вариант 2 (альтернативный)

Используется терминал сбора данных, в который уже загружена весь справочник товаров. Считывание информации о товарах осуществляется в месте их приемки. Менеджер считывает штрих-код с товара терминалом сбора данных, на его дисплее отображается информация о товаре. После проверки соответствия поставляемого товара товару в базе данных менеджер вводит количество полученных товаров и сохраняет введенную строку. Эта же процедура выполняется и с остальными полученными товарами в соответствии с документами поставщика. После ввода в терминал сбора данных всей информацию о товарах она выгружается в товаро-учетную программу.

3. Учет товаров.

Это наиболее важный процесс автоматизации розничной торговли. Товаровед учитывает в товаро-учетной программе все операции, производимые с товарами: установка цен, перемещение, возврат и т.д. Автоматизация этих процессов позволяет максимально сократить время, необходимое для начала продажи товаров. Автоматизация розничной торговли на данном этапе позволяет:

- получать информацию о продажах с POS-терминалов;

- формировать отчеты о реализации товаров в любом аспекте;

- определить наиболее покупаемые и не пользующиеся спросом товары;

- создать отчеты для руководства по динамике продаж, прибыли, оборотах товаров, произведенных наценках и уценках;

- оценить состояние расчетов с поставщиками и много другой информации, которая помогает эффективно управлять магазином.

4. Производство.

В автоматизации розничной торговли в большинстве случаев данный этап является дополнительным. Многие магазины имеют свои производства, создающие кондитерские изделия, мясные полуфабрикаты, различные товары для дома и многое другое. Товаро-учетная программа позволяет автоматизировать процесс производства: используя технологические карты, товароведу не придется беспокоиться о том, сколько и какие товары должны быть списаны со склада, при реализации  произведенных товаров. Все происходит автоматически при создании документа производства. С помощью специальных отчетов вы можете увидеть, сколько было израсходовано товаров и сколько было произведено.

5. Этикетирование товара.

Одним из важнейших процессов в автоматизации розничной торговли является маркировка товаров штрих-кодами. Конечно, не для всех товары могут быть применены штрих-коды. Существуют товары, на которых их использование практически невозможно: хлеб, кондитерские изделия, торты, пиццы, мясные продукты - отбивные, ветчина, шашлыки, люля-кебаб, различные салатыи многое другое. И в этом случае автоматизация поможет нам максимально ускоритьи облегчить данный процесс.

Этикетирование штучного товара осуществляется с помощью комплексов этикетирования. В товаро-учетной программе формируется штрих-код для товаров, для которых он не был изначально. Печать штрих-кодов осуществляется на самоклеящиеся этикетки различных размеров.

Этикетирование весовых товаров осуществляется весами с печатью этикеток. Такими весами могут пользоваться как продавцы, таки покупатели для самостоятельного взвешивания.

6. Реализация.

Полностью автоматизация розничной торговли проявляет себя, когда приходит время платить за товары. В автоматизированных магазинах кассиру не придется запоминать стоимость товаров, делать для себя «шпаргалки», если количество товаров очень велико, не понадобится для расчетов  калькулятор и станет ненужным выполнение ряда арифметических операций по расчету скидки, и т.д. Всё это делает автоматизированное рабочее место кассира. Оборудование, которым пользуется кассир, позволяет за несколько секунд обслуживить клиента. Какое оборудование?Это:

- POS-терминал или POS-система - персональный компьютерс установленными на нем программами,  обеспечивающими автоматизацию работы кассира (подбор товаров в чек, расчет скидок, наценок, возврата товаров, внесения и выплаты денег из кассы и другие необходимые операции);

- сканер штрих-кода; с его помощью кассир помещает выбранный покупателем товар в чек;

- дисплей покупателя - устройство, на котором отображается информация товаре(наименование, цена, количество, сумма и дополнительная необходимая информация;

- фискальный регистратор - кассовый аппарат, которым управляет программное обеспечение. Он печатает фискальные чеки, подтверждающие произведенную покупку, и различные отчеты.

Мы постарались обобщить все процессы, происходящие в розничные магазины. Возвращаясь к теме автоматизации, сделаем следующий вывод: цель автоматизации розничной торговли - контроль за исполнением многих бизнес-процессов, а именно:

- финансовый менеджмент;

- управление продажами;

- управление персоналом;

- управление затратами;

- управление запасами;

- управление клиентами.

Автоматизация розничной торговли служит для реализации целей, описанных выше; для этого используются автоматизированные системы управления розничной торговлей.

Средствами автоматизации розничной торговли являются оборудование и программное обеспечение, позволяющие реализовать данные цели при высоком уровне качества и надежности.